Projektmanagement: Zeit zur Besinnung oder auch der PDCA-Zyklus…

Die Zeit zwischen Weihnachten und dem Jahreswechsel gilt als Zeit der Besinnung. Man verlässt das Hamsterrad, das ständige immer Weiter und versucht das Jahr zu reflektieren.

Was lief gut, wo sind Verbesserungen möglich? Wir nehmen uns für das nächste Jahr vor gewisse Dinge zu ändern, um unsere Ziele besser zu erreichen. Wenn das kommende Jahr dann endet schauen wir wieder zurück und finden erneut Verbesserungspotential.

Können wir die o.g. Vorgehensweise auch auf Projekte übertragen? Wie oft scheitern Projekte an Aktionismus bzw. wie oft hören wir in Projekten „Das haben wir schon immer so gemacht“ ohne zu hinterfragen. Wie oft nimmt man sich im stressigen und hektischen Projektalltag Zeit, einen Blick zurück zu wagen und Dinge zu ändern, um besser zu werden? Leider viel zu selten. Wir von RFC Professionals möchten das gerne ändern und Ihnen ein nützliches Werkzeug vorstellen, welches Ihnen im Projekt helfen kann die Qualität Ihrer Projekte stetig zu verbessern.

Haben Sie bereits einmal von William Edward Deming gehört? William Edward Deming hat eine Systematik in Bezug auf Problemlösungen geschaffen, die kontinuierliche Verbesserungen zur Folge hat. Im Projektmanagement nutzen wir diese Systematik (auch bekannt als Deming- oder PDCA-Zyklus) als Werkzeug im Qualitätsmanagement. Der PDCA-Zyklus steht für einen Problemlösungsprozess in vier Phasen, der einen positiven Effekt nur durch ständig wiederholte Anwendung erreicht. Im Projektmanagement hat die Anwendung dieses Werkzeuges eine permanent fortschreitende Optimierung zur Folge, die sich günstig auf Abläufe und Ergebnisse auswirkt.

PDCA steht für Plan, Do, Check und Act:

  1. Phase -> Planen
    In der ersten Phase wird das Verbesserungspotential wahrgenommen. Dies kann durch den Projektleiter passieren, aber auch durch jedes andere Projektmitglied. Etablieren Sie ein regelmäßiges Meeting, eventuell auch außerhalb der regulären Projekträumlichkeiten, um abseits von Projektstress über mögliche Verbesserung zu sprechen. Setzen Sie sich kritisch mit dem Ist-Zustand auseinander und erarbeiten aktiv ein Konzept zur Verbesserung. Die ausführenden Projektmitarbeiter sollten dabei unbedingt in die Planung mit einbezogen werden.
  2. Phase -> Do (Umsetzen)
    In dieser Phase sollten Sie das neue Konzept testen und ausprobieren. Handelt es sich beispielsweise um einen neuen Prozess, rollen Sie ihn nicht direkt auf das ganze Projekt aus, sondern beziehen nur ein kleines Teilprojekt ein. Dort kann dann das Konzept mit schnellen und einfachen Mitteln angewandt und optimiert werden.
  3. Phase -> Check (Überprüfen)
    Der realisierte Ablauf des Konzeptes bzw. des neuen Prozesses und deren Ergebnisse aus der Testphase werden jetzt genau überprüft. Sind die Ergebnisse positiv sollten Sie die nächste Phase starten.
  4. Phase –> Act (Handeln)
    Jetzt rollen Sie das neue Konzept im gesamten Projekt aus. Der neue Prozess sollte jetzt überall gelebt werden. Der neue Standard wird festgeschrieben (beispielsweise im Projekthandbuch). Kontrollieren Sie turnusmäßig ob der Standard korrekt eingehalten wird. Bei größeren Anpassungen können zudem noch Schulungen notwendig werden. Sobald der neue Standard eingeführt ist, dreht sich der Kreis wieder auf Anfang und die Suche nach Verbesserungen beginnt erneut.

Zugegeben der beschriebene Prozess klingt theoretisch, in der Praxis ist vor allem die erste Phase wichtig. Nehmen Sie sich Zeit, gehen einen Schritt zur Seite und überdenken ausgetretene Pfade. Kommen Sie zur Besinnung, genauso wie wir alle es zum Jahresende tun. Womit wir wieder am Anfang dieses kleinen Blogs angekommen sind.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Sie im Projekt unterstützen können, melden Sie sich bei uns. Wir von RFC Professionals haben jahrelange Erfahrung im Management von Projekten und freuen uns mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Torsten Lindlahr

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